Standarddatabehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Kunden (som nærmere defineret i aftalen om levering af tjenesterne mellem parterne – Herefter ”Aftalen”)
herefter ”den dataansvarlige”
og
Envidan A/S
Vejlsøvej 23
8600 Silkeborg
CVR.nr. 18334305
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
2. Præambel
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
4. Databehandleren handler efter instruks
5. Fortrolighed
6. Behandlingssikkerhed
7. Anvendelse af underdatabehandlere
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
9. Bistand til den dataansvarlige
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
11. Sletning og returnering af oplysninger
12. Revision, herunder inspektion
13. Parternes aftale om andre forhold
14. Ikrafttræden og ophør
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Bilag B Underdatabehandlere
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataan-svarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af arti-kel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophæ-velse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af tjenesterne som nærmere beskrevet i Aftalen mellem parterne behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysnin-ger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysnin-ger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataan-svarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandle-rens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforan-staltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af om-fattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og da-tabehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den data-ansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandle-ren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at under-databehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvar-lige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den data-ansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandle-ren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den data-ansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den data-ansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesfor-ordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, på den dataansvarliges hjemsted, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, på den dataansvarliges hjemsted, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataan-svarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente til-synsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsyns-myndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er data-behandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse an-dre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
5. Underskrift
Disse Bestemmelser skal anses som en integreret del af Aftalen mellem parterne og er vedlagt Aftalen som bilag.
Vedtagelsen af disse Bestemmelser skal derfor anses for at være sket indgået ved indgåelsen af Aftalen.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktpersonen for den dataansvarlige fremgår af Aftalen.
Kontaktpersonen for databehandleren fremgår af Aftalen.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet er at levere de tjenester, som er nærmere beskrevet i Aftalen mellem parterne.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan-svarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Ved databehandlerens levering af it-ydelser til den dataansvarlige sker behandling af personoplysninger i overensstemmelse med de formål, som er nødvendige for at levere de i Aftalen fastsatte ydelser, herunder eksempelvis opbevaring af personoplysninger med henblik på levering af applikationer, support, levering af konsulentydelser etc.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Databehandleren skal behandle de typer af personoplysninger, som den dataansvarlige direkte eller indirekte giver databehandleren adgang til, hvilket typisk inkluderer:
Almindelige personoplysninger jf. persondataforordningens artikel 6 herunder navn, e-mail, telefonnummer, adresse, ejeroplysninger, oplysninger om vandforbrug mv.
I det omfang databehandleren bliver opmærksom på, at der bliver overladt følsomme personoplysninger jf. persondataforordningens artikel 9 til databehandleren, slettes sådanne personoplysninger af databehandleren uden varsel, medmindre databehandle-ren modtager særlig instruktioner fra den dataansvarlige, der tillader behandling af så-danne oplysninger.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Databehandleren behandler de kategorier af registrerede, som den dataansvarlige direk-te eller indirekte giver databehandleren adgang til, hvilket typisk inkluderer:
Kunder, medarbejdere og borgere.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan-svarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Disse Bestemmelser er gældende i samme tidsrum, som Aftalen er gældende mellem parterne.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af de underdatabehandlere, der fremgår af listen over anvendte underdatabehandlere via dette link https://envidan.freshservice.com/support/solutions/articles/51000020743
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Den dataansvarlige kan til enhver tid finde en opdateret liste over anvendte underdata-behandlere på databehandlerens hjemmeside. Ved den dataansvarliges anmodning kan listen over anvendte underdatabehandlere fremsendes til den dataansvarlige.
Enhver ændring vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere vil blive offentliggjort minimum 30 dage før på databehandlerens hjemmeside via ovenstående link. Den dataansvarlige skal løbende holde sig opdateret på databehandlerens hjemmeside via ovenstående link.
Uanset ovenstående accepterer den dataansvarlige, at der kan være særlige tilfælde, hvor der kan opstå et konkret behov for, at ændringen vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere sker med kortere varsel eller straks. I sådanne tilfælde vil databehandleren informere om forholdene via databehandlerens hjemmeside snarest muligt.
Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give databehandleren meddelelse herom uden unødig forsinkelse inden ændringens varslede virkningstidspunkt. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, hvis den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
Ved den dataansvarliges indsigelse accepterer den dataansvarlige samtidig, at databehandleren kan være forhindret i at levere hele eller dele af de aftalte tjenester. Sådan manglende opfyldelse kan ikke tilskrives databehandlerens misligholdelse. Databehandleren opretholder sit krav på betaling for sådanne tjenester, uanset de ikke kan leveres til den dataansvarlige.
Har den dataansvarlige indsigelser mod planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler, kan den dataansvarlige bringe Aftalen til ophør ved opsigelse på vilkår anført i Aftalen og sikre, at den dataansvarliges personoplysninger er slettet forinden den planlagte ændring vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler gennemføres. Udover at bringe Aftalen til ophør, har den data-ansvarlige ikke andre beføjelser overfor databehandleren i denne situation. Bringes Aftalen til ophør efter denne bestemmelse fortsætter den dataansvarliges betalingsforpligtelse i øvrigt indtil ophør af Aftalen.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren er instrueret til at behandle de personoplysninger, som der kræves for levering af de aftalte tjenester, som nærmere beskrevet i Aftalen mellem parterne.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandleren iværksætter og gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med de behandlingsaktiviteter, databehandleren foretager for den dataansvarlige.
De tekniske og organisatoriske foranstaltninger fastsættes under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne, den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.
Ved vurderingen af, hvilket sikkerhedsniveau der er passende, tages der navnlig hensyn til de risici, som behandling udgør, navnlig ved hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstræk-ning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Bistand til den dataansvarlige ved anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Databehandleren bistår på anmodning med databaseopslag og øvrige manuelle handlinger på den dataansvarliges anmodning og instruks.
Bistand til den dataansvarlige med at sikre overholdelse af forpligtelserne i medfør af databeskyttelsesforordningen artikel 32-36.
Databehandleren bistår den dataansvarlige i forhold til brud på persondatasikkerheden og kan herudover bistå med yderligere tekniske eller organisatoriske foranstaltninger på den dataansvarliges konkrete forespørgsel.
Databehandleren bistår den dataansvarlige med gennemførelse af konsekvensanalyser og med forudgående høring ved Datatilsynet på konkret forespørgsel.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Behandlingen af persondata sker på databehandlerens adresser samt de anførte data-behandlere og deres underdatabehandleres adresser.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige accepterer, at databehandleren kun må overføre personoplysninger til lande uden for EU eller EØS (et ”Tredjeland”) eller international organisation som beskrevet nedenfor.
Anvendelsen af underdatabehandlere i tredjelande kan kun ske, hvis (i) overførslen er baseret på en afgørelse fra EU Kommissionen om tilstrækkelighed af beskyttelsesniveau, herunder f.eks. at det pågældende tredjeland har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, (ii) overførslen er omfattet af fornødne garantier, som f.eks. EU Kommissionens Standardkontraktsbestemmelser (”Standard Contractual Clauses”) eller iii) overførslen er omfattet af relevante bindende virksomhedsregler.
Af den i bilag B punkt B.1 omtalte oversigt fremgår de anvendte underdatabehandlere i tredjelande, som den dataansvarlige har godkendt, og som databehandleren dermed er berettiget til at overføre personoplysninger til, ved Bestemmelsernes ikrafttræden. Såfremt Standard Contractual Clauses for overførsel af personoplysninger til et tredjeland anvendes som overførselsgrundlag, er databehandleren berettiget til at indgå disse Standard Contractual Clauses med den relevante underdatabehandler. Databehandleren skal udarbejde en vurdering i henhold til Standard Contractual Clauses’ artikel 14. Ved den dataansvarliges anmodning skal vurderingen stilles til rådighed for den dataansvar-lige.
I tilfælde af at EU-Kommissionen udarbejder nye Standard Contractual Clauses’ efter aftaleindgåelsen, er databehandleren bemyndiget til at udskifte, opdatere og anvende de til enhver tid gældende Standard Contractual Clauses.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en doku-menteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er data-behandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
Indholdet af denne instruks og/eller Bestemmelserne anses ikke for at ændre indholdet af Standard Contractual Clauses.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige har efter databeskyttelsesforordningens art. 24 og 28 ret og pligt til at gennemføre tilsyn med databehandlerens behandling af personoplysninger på den dataansvarlige vegne. Den dataansvarliges gennemførelse af tilsyn med databehandle-ren kan ske ved, at den dataansvarlige udfører en af følgende handlinger:
• Egenkontrol på baggrund af dokumenter, som databehandleren gør tilgængelig for den dataansvarlige,
• Skriftligt tilsyn eller
• Fysiske inspektioner.
C.7.1 Egenkontrol
Den dataansvarlige har via databehandlerens hjemmeside, https://support.envidan.com/support/solutions/articles/51000032458 adgang til dokumenter til brug for gennemførelse af egenkontrol.
C.7.2 Skriftligt tilsyn og fysisk inspektion
Den dataansvarlige kan vælge at gennemføre et tilsyn enten som skriftligt tilsyn eller ved fysisk inspektion. Tilsynet kan udføres af den dataansvarlige selv og/eller i samarbejde med en tredjepart. Et tilsyn skal tage udgangspunkt i de sikkerhedsforanstaltninger, der er aftalt mellem parterne (se bilag C.2), databehandlerens overholdelse af instruksen, herunder brug af underdatabehandlere (se bilag B), samt opfyldelse af den aftalte bistand til den dataansvarlige.
Procedure og rapportering for skriftligt tilsyn eller fysisk inspektion:
• Den dataansvarlige kontakter databehandleren via e-mail til gdpr@envidan.dk med udfyldt formular med ønske om gennemførelse af tilsyn og/eller inspektion.
• Databehandleren bekræfter modtagelse og oplyser endelig dato for gennemførelse af tilsynet og/eller inspektion.
• Gennemførelsen af tilsynet og/eller inspektion finder sted.
• Den dataansvarlige udarbejder en rapport, der efterfølgende fremsendes til da-tabehandleren
• Databehandleren gennemgår udkastet til rapporten og kommenterer evt. på den dataansvarlige eventuelle observationer (kan gentages flere gange).
• Endelig rapport konkluderes af den dataansvarlige.
• Tilsynet afsluttes.
Ved fysisk inspektion skal den dataansvarlige/eller en repræsentant for den dataansvar-lige, som deltager i inspektionen, underlægger sig databehandlerens almindelige sikkerhedsforanstaltninger, og tiltræde en fortrolighedsklausul på sædvanlige vilkår direkte overfor databehandleren.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige kan herefter få adgang til at foretage fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen.
Databehandleren kan fremsætte indsigelse mod en af den dataansvarlige udpeget person til gennemførelse af inspektion, hvis den udpegede person efter databehandlerens rimelige vurdering, ikke er egnet eller kvalificeret til at kunne gennemføre inspektionen, herunder at personen (1) ikke er uafhængig, (2) er tilknyttet eller har relationer til en direkte konkurrent til databehandleren eller (3) af anden grund oplagt er uegnet til varetagelse af opgaven.
Fremsætter databehandleren indsigelse mod den udpegede person, må den dataansvarlige udpege anden person til gennemførelse af inspektionen.
Tilsyn med anvendte underdatabehandlere udføres af og gennem databehandleren. I den udstrækning underdatabehandleren har særlige procedurer ved gennemførelse af tilsyn, skal disse følges.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren fører jævnligt revision med sine underdatabehandlere ved at bruge en risikobaseret tilgang baseret på bedste praksis generelt anvendt for sådanne revisioner fra tid til anden. Dette kan inkludere gennemgang af revisionserklæring, brug af spørgeskemaer og andre hensigtsmæssige fremgangsmåder.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.1 – Generelt
I relation til databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den data-ansvarlige, har parterne aftalt regulering af andre forhold samt særregulering som nær-mere angivet i dette Bilag D.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem Bestemmelserne og Bilag D, skal Bilag D have forrang.
D.2 Konsekvenser af den dataansvarliges ulovlige instruks
Den dataansvarlige er bekendt med, at databehandleren er afhængig af den dataansvarliges anvisninger om, i hvilket omfang databehandleren er berettiget til at anvende og behandle personoplysningerne på den dataansvarliges vegne. Databehandleren hæfter derfor ikke for krav, som udspringer af databehandlerens handlinger eller undladelser, i det omfang disse handlinger eller undladelser er en direkte databehandlingsaktivitet udøvet i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser.
D.3 - Implementering af alternative sikkerhedsforanstaltninger
Databehandleren er berettiget til at implementere og opretholde alternative sikkerhedsforanstaltninger i forhold til de sikkerhedsforanstaltninger som fremgår af Bestemmelserne og Bilag C.2, under forudsætning af at sådanne alternative sikkerhedsforanstaltninger som minimum giver samme sikkerhed som de aftalte sikkerhedsforanstaltninger.
D.4 - Bestemmelser om begunstiget tredjemand ift. underdatabehandlere
Parterne har aftalt, at Bestemmelse 7.6 (som gengivet nedenfor) ikke skal finde anvendelse mellem partner.
Følgende tekst udgår derfor af Bestemmelserne: ”Databehandleren skal i sin aftale med
underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af
databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandle-rens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.”
D.5 - Anvendelse af underdatabehandler som leverer på standardvilkår
Hvis databehandleren anvender en underdatabehandler, som leverer sine ydelser på egne vilkår, som databehandleren ikke har mulighed for at aftale fravigelser til, gælder underdatabehandlerens vilkår for de behandlingsaktiviteter, der overlades til udførelse hos sådan underdatabehandler, dette uanset Bestemmelse 7.
Hvor der sker behandling på en underdatabehandlers standardvilkår, fremgår det af listen over anvendte underdatabehandlere via dette link https://envidan.freshservice.com/support/solutions/articles/51000020743.
Ved Bestemmelserne giver den dataansvarlige sin accept af og instruks om, at sådanne konkrete behandlingsaktiviteter kan ske på en underdatabehandlers egne vilkår.
D.6 - Vederlag
Databehandleren har krav på rimelig særskilt betaling for ydelser omfattet af: Punkt 9 (Bistand til den Dataansvarlige), punkt 10 (Underretning om brud på persondatasikker-heden) og ved deltagelse i revisioner i henhold til punkt 12 (Revision, herunder inspektioner), jf. Bilag C, punkt C7 (Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandle-re) og Bilag C, punkt C.3 medmindre andet er udtrykkeligt aftalt.
Såfremt databehandlerens arbejde med håndtering af sikkerhedsbrud i relation til punkt 9.2.a og 9.2.b i Bestemmelserne skyldes misligholdelse hos databehandleren, vil data-behandleren ikke være berettiget til betaling for dette arbejde.
Forud for påbegyndelse af opgaver skal databehandlerens estimerede vederlag herfor godkendes af den dataansvarlige. Dette gælder dog ikke, hvis opgavens karakter forudsætter, at databehandleren handler straks. I sådanne situationer, skal databehandle-ren hurtigst muligt derefter indhente den dataansvarliges skriftlige godkendelse af det estimerede vederlag for opgaven. Hvis arbejdet med udførelsen af opgaverne overstiger det godkendte estimat, skal databehandleren straks orientere den dataansvarlige herom, herunder skal databehandleren redegøre for baggrunden for, at det estimerede vederlag overstiges.
D.7 - Ændringer til vilkår i disse Bestemmelser, herunder bilag
Databehandleren kan skriftligt og med 60 dages varsel til udgangen af en kalendermåned meddele ændringer til disse Bestemmelser, herunder bilag overfor den dataansvarlige.
Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes til den dataansvarliges kontaktadresse.
Fortsætter den dataansvarlige brugen af tjenesterne efter de varslede ændringer af disse Bestemmelser træder i kraft, har den dataansvarlige dermed accepteret ændringen af Bestemmelserne.
Hvis den dataansvarlige ikke ønsker at acceptere varslede ændringer af disse Bestemmelser, kan den dataansvarlige opsige sin Aftale med databehandleren, og den dataansvarlige skal derefter sikre, at alle personoplysninger er slettet inden de varslede ændringer træder i kraft.
D.8 – Ansvarsbegrænsning
Ansvarsbegrænsningen i Aftalen finder anvendelse for databehandlerens behandling af personoplysning under disse Bestemmelser, samt med hensyn til art. 82 i persondata-forordningen.