EnviProjekt - Koordineringsplan
NOTAT Dato: 01-03-2020
Projektnavn: EnviProjekt
(Koordineringsplan)
Projekt nr.:
Udarbejdet af: Peder Langelund
Kvalitetssikring:
Modtager:
Vedr.: EnviProjekt (Koordineringsplan)
1. Indledning
2. Inden opstart - Opsætning
2.1 Rettigheder
2.2 Indstillinger
2.3 Interessenter
2.3.1 Ret interessent
2.4 Style
2.5 Projekttype
2.6 Status
3. Projekter
4. Kort
4.1 Projekt
4.2 Konflikter
4.2.1 Konflikter:
4.2.2 Konflikt:
5. Konflikter
5.1.1 Eksportér fil til Excel
5.1.2 Ret skabelon
6. Advisering
Side 1 af 10
1. Indledning
Koordineringsplan er et værktøj til at koordinere projektarbejde mellem forskellige interessenter idet offentlige rum.
Om resultatet så bliver at den ene part ændre tidspunkt, så sammenfald helt undgås eller der koordineres et samarbejde i projektfasen.
2. Inden opstart - Opsætning
Inden vi kan starte med at bruge Koordineringsplanen, skal man igennem opsætningen af systemet.
2.1 Rettigheder
For at få rettighed til Koordineringsplanen skal man have rettigheden ”Koordineringsplan”, som kan gives af administratoren. Udover rettigheden til koordineringsplanen skal der angives, hvorvidt brugeren skal have skriverettighed eller ej. Skriverettighed give brugeren rettighed til at ændre, redigere og oprette projekter.
Man kan i rettighedsstyringen begrænse hvem der må rette vejfred. Dette gøres med rettigheden ”Koordineringsplan Vejfred”
2.2 Indstillinger
Under Koordineringsplan - Opsætning – Indstillinger kan man på Kundeniveau rette udstrækningen af Vejfred og Antal måneder, for potentiel konflikt, hvor der skal oprettes en konflikt med Niveau 3.
Det er også på dette billede, hvor man genberegner alle konflikter, hvis disse eller andre generelle forudsætninger er rettet.
2.3 Interessenter
I funktionen interessenter er der en oversigt over alle interessenter.
2.3.1 Ret interessent
På Interessentniveau kan der opsættes forskellige indstillinger for interessenten:
Interessenttype
For interessenten kan der angives, hvilken type interessenten er. Der er følgende typer: Forsyning, Kommune og Andet. Denne indstilling bruges ikke til noget, da det siden implementering er blevet muligt frit at tilvælge forsyninger i eget filter, hvor man tidligere kun kunne vælge efter typer.
Vejfred
Under vejfred, har man følgende muligheder:
Altid: Låser interessenten, så projekter på denne altid giver vejfred og kan ikke efterfølgende på
projektniveau tilrettes.
Default: Sætter som default nye projekter til at have vejfred, men kan efterfølgende fjernes.
Mulig: Sætter som default nye projekter til IKKE at have vejfred, men kan efterfølgende fjernes.
Aldrig: Låser interessenten, så der aldrig kan tildeles vejfred på deres projekter.
VIGTIG: Hvis man retter denne indstilling til Altid eller Aldrig tilrettes alle eksisterende projekter og evt. tidligere variation i vejfred kan ikke genskabes.
Vejfred Hensyn
Vejfred Hensyn virker på samme måde som Vejfred, men definerer om projekter ved interessenten skal tage hensyn til vejfred. Der er derved ligeledes mulighed for at vælge altid, default, mulig og aldrig. Eksempel: Interessenten busruter, skal ikke tage hensyn til vejfred.
Udstil mine projekter til
Man kan vælge at udstille dine projekter til en anden kunde i portalen. Det er dermed ikke en forudsætning, at alle interessenter skal være ved samme kunde. Kommunens Interessenter kan dermed godt ligge på eget kundeID og bare arbejde med forsyningens interessenter, fordi de er udstillet til dem.
2.4 Style
I Style findes en oversigt over alle interessenter (Egne og dem der er udstillet til dig). For hver interessent er der mulighed for at redigere navn, farve og placering.
Ved tryk på vis kan man rette følgende:
Display navn: Der er mulighed for at ændrer navn. Såfremt I har EnviDrift, er I ikke tvunget til at bruge det navn som bruges der, men dette er specielt relevant på interessenter der er udstillet til dig.
Placering: Her styrer man også, hvilken rækkefølge dine interessenter skal placeres i projektlisten
og konfliktlisten.
Præsentation kort: Der er lavet en række foruddefinerede temaer, som frit kan vælges til de enkelte interessenter. Denne liste kan på sigt udvides, hvis der ønskes andre farver.
2.5 Projekttype
I Projekttype er der mulighed for at redigere eller slette ved at trykke vis, samt oprette ny listepost
ved at trykke på Ny listepost.
2.6 Status
I Status er der mulighed for at redigere og slette posten ved at trykke vis, eller oprette ny listepost
ved at trykke på Ny listepost.
Det er 5 statusposter, som er universelle på tværs af kunder i EnviPortalen. Oprettet, Fremtidig, Igangværende, Hvilende og Afsluttet.
Hvis du bruger koordineringsplanen sammen med andre kunder, anbefaler vi at I bruger disse universelle statusposter i stedet for at opfinde egne og lign. Navne, da dette gør det nemmere i samarbejdet, at I bruger de samme.
Som noget forholdsvist nyt er det nu på kundeniveau muligt at lave din egen rækkefølge på disse listeposter også på tværs af de låste EnviDan-poster.
3. Projekter
Projekterne kan udsøges med nedenstående filtermuligheder
Vis kortlagte: Kan bruges til at finde de projekter som mangler gis
Vigtig projekt: Nogle projekter skal have særligt fokus. Disse kan udsøges med dette filter. Hvis man vælger ”kun”, så er det kun de projekter med særligt fokus. Hvis man vælger ”også”, er der mulighed for at filtrer/vælge at få set både vigtige projekter og projekter med konfliktniveau.
Konfliktniveau: Et projekt kan være med i en eller flere konflikter. For projektet er det altid det værste konfliktniveau der bliver vist. I denne er mulighed for at få vist konfliktniveau på forskellige måder.
Startdato og Slutdato: Her kan man finde projekter ift. en eller anden logik ift. startdato og slutdato.
Søg på navn: Filtrering på navn.
Fra listen kan man springe til Kortet ved at trykke på globus eller til projektets detailside ved at trykke på pilen.
4. Kort
Når der springes til kortet medtages det filter, man allerede har sat i projektlisten.
Hvis der springes via ”Kort” i den blå menu, så zoomer den til alle projekter.
Hvis der er stor spredning, præsenteres projekter med prikker ellers med polygoner.
Man kan tilrette filteret i kortet og det vil også slå igennem, når man efterfølgende springer til projektlisten.
Ved tilretning af filter, kan man få kortet til automatisk at zoome til de valgte projekter ved at afkrydse i ”Auto Zoom”. Derudover findes samme filtreringsmuligheder som projektlisten.
4.1 Projekt
Ved klik på projektfanen vælges automatisk det første projekt, og man kan her fra bladrer i alle udvalgte projekter i gennem ved at trykke på pilen.
Her er der mulighed for at redigere oplysninger for projektet, såfremt man som bruger har skriverettigheder.
Hvis man ikke har skriverettighed til projektet, præsenteres det således.
Med skriverettighed:
4.2 Konflikter
Hvis projektet har nogen konflikter fremkommer yderligere 2 faner nemlig konflikter og konflikt:
4.2.1 Konflikter:
Konflikter er en oversigt over alle konflikter som vises 1:1. Det ved sige, som det ses forneden, hvor der er konflikt mellem Elforsyning på Hasselvænget og Spildevand Hannerupgårdsvej.
4.2.2 Konflikt:
Inde i konflikt kan informationer for den enkelte konflikt ses, og der kan indtastes forskellige oplysninger i forbindelse med koordineringen.
Ansvarlig projekt
Som udgangspunkt er det altid det projekt, som tegnes sidst, som tildeles ansvaret for at håndtere konflikten. Dette kan dog ændres, så det er modparten der har ansvaret for koordineringen.
Behandlet
Når en konflikt er behandlet, er ikke det samme som, at den er færdigbearbejdet. Det kan bare være, at opgaven er defineret og placeret ved den interessent, som skal tage action.
Når man trykker på knappen gemmes dato og bruger på konflikten. På den komplette konfliktliste kan man udsøge ubehandlede konflikter og dermed arbejde dig ned igennem listen.
Accepteret
Accepteret betyder, at man erkender konflikten og lever med den. Man har derved koordineret og fundet en form for løsning for begge parter.
En Accepteret konflikt tæller ikke med i det konfliktniveau som senere ender på projektniveau.
Evt. Alternativ
På konflikten kan man også ændre det autogenerede konfliktniveau i enten opadgående eller nedadgående retning.
I konfliktlisten er der både præsenteret Auto og evt. alternativ. Hvis der udfyldes information i Evt.
Alternativ er det den som er gældende ellers er det det autogenerede konfliktniveau.
Bemærkning
Fritekst
Log
Feltet yderst til højre er en log på alle dataretninger på konflikten, så man hele tiden kan følge hvem der har rettet hvad.
5. Konflikter
I konflikter ses listen over alle konflikter som vises 1:1. Der er mulighed for at lave forskellige filtreringer ligesom i projektlisten.
Af andre filtre kan nævnes:
Ansvarlig: Her kan man udsøge de konflikter, som man eller en anden er ansvarligt for eller interessent.
Ubehandlet eller behandlet før: Hvis der indtastes en dato i dette felt, så viser den kun ubehandlede eller konflikter, som sidst var behandlet før den indskrevne dato.
Denne filtreringsmulighed kan eksempel bruges, hvis man ønsker, at se de projekter, som man ikke nåede til sidste koordineringsmødet. De projekter som man nåede til mødet at behandle, de vil fremgå med en dato. Herved skal man søge på en dato umiddelbart før mødet, og derved vil det kun fremgå de projekter som man ikke nåede til sidste koordineringsmødet.
5.1.1 Eksportér fil til Excel
Nederst på siden kan man eksportere konfliktlisten til Excel. I Excel filen er der to ark - udskrift og dataark. I udskift trykker man på ”hent interessenter” for at hente de interessenter, der var i konfliktlisten.
I Excelfilen er en funktion til at kæde konflikterne. Inden der trykkes på kæd konflikter, kan du fravælge de interessenter, som du ikke ønsker som en del af denne kædefunktion. Ved dem man ikke ønsker, skriver man N i stedet J.
Derudover kan man vælge, hvilke konfliktniveauer man ønsker at medtage. Så snart man har den ønskede filtrering, trykkes på ”Kæd konflikter”, hvorefter konflikter samles.
I dataarket ses oversigten og alle konflikterne i 1:1 med forskellige informationer. I den sidste kolonne er der angivet konfliktområdet. Projekter med samme nummer tilhører den samme konfliktområde.
5.1.2 Ret skabelon
Se dokument, der vedrører tilretning af skabelon.
KoordineringKonflikter_Lister vælges for at ændrer skabelonen der har med konfliktlisten at gøre,
mens Koordineringsplan_Liste vælges for at ændrer skabelonen der har med projektlisten at gøre.
6. Advisering
For at blive adviseret, skal du øverst til højre klikke på dit brugernavn
På den side, som kommer frem, skal du vælge, hvilke konflikter du vil adviseres om. Du har to muligheder:
Adviseringen sendes en gang dagligt om natten, så du kan starte dagen med at få et overblik over de
konflikter, som har været rettet, siden sidste advisering.