EnviProjekt - Projektstyring
NOTAT Dato: 01-03-2020
Projektnavn: EnviProjekt (Projektstyring)
Projekt nr.:
Udarbejdet af: Peder Langelund
Kvalitetssikring:
Modtager:
Vedr.: EnviProjekt (Projektstyring)
1. Indledning
2. Rettigheder
2.1 Advisering
3. Opsætning
3.1 Skabeloner
3.1.1 Grunddata
3.1.2 Milestones
3.1.3 Projektspecifikke data
3.2 Roller
3.3 Funktioner i Excel
3.4 Eksport-Skabeloner
4. Overblik
4.1 Personligt
4.2 Ledelse
5. Projekter
6. Milestones
1. Indledning
Dette er brugermanual/dokumentation for EnviProjekt (Projektstyring).
Projektstyring har to primære funktioner (Milestones og projektdata)
Projektstyring er skabelonstyret, så der kan laves diverse opsætninger, der passer til forskellige projekttyper.
Milestones er en funktion, hvor man kan opstille en række aktiviteter, som skal gennemføres i projektafviklingen for at sikre at alt huskes og dokumenteres gjort Projektdata er en mulighed for at definere en række tillægsdata, som kan registreres på projekterne.
2. Rettigheder
EnviProjekt (Projektstyring) har 2 rettigheder.
Administrator kan ændre opsætningen, hvor bruger kan bruge programmet.
2.1 Advisering
Der er en advisering i projektstyring, som kan aktiveres, hvis man ikke har sin daglige gang i Projektstyring
3. Opsætning
3.1 Skabeloner
3.1.1 Grunddata
Bestem projektstatus: Hvis denne er afkrydset, så kan man ikke manuelt rette status på projekter.
Dette skal så styres af milestones. I opsætningen af milestones, vælges, hvilken Status der skal sættes, ved kvittering af den aktuelle milestone.
Std. Milestone sortering: Nogen vil gerne at milestone løbende skifter placering efter hvornår de er kvitteret, mens andre helst vil holde samme rækkefølge uanset hvad der er kvitteret.
Upload Dokument fil: Forklaring følger
Opdater [X] Projekter: Hvis der laves ændringer i opsætningen skal der trykkes på denne knap for at få det presset ud på de tilhørende projekter
Kopier skabelon: Hvis du har to projekttyper, som har sammefald på flere milestones, så kan man med fordel starte med at kopiere en skabelon og så tilpasse denne efterfølgende.
3.1.2 Milestones
Faser
Milestones grupperes i faser.
Faserne, styrer den overordnede rækkefølge.
Der kan på faserne være en overordnet ansvarlig. Du kan følge med i de faser, som du er ansvarlig
for på siden Overblik – Personlig.
Milestones
Fase: Alle milestones skal være tildelt en fase.
Ansvarlig/Rolle: En milestone, kan tildeles en helt specifik bruger og/eller en rolle. Det anbefales at bruge roller, da flere så kan dele ansvaret for at en opgave bliver udført.
AutoUdfør: Grundideen med Milestones er, at når en opgave er udført, så kvittere den ansvarlige for at det er sket. Det kan dog være, at det man gerne vil kvittere som udført reelt er en funktion der er udført i portalen i nogen af de relaterede projektmoduler. Der er derfor lavet en række autofunktioner, som kan trikke kvittering af en milestone ud fra en opgave udført et andet sted i EnviProjekt. Listen af mulige autofunktionen er vist her under:
Rapportskabelon: Nogen af autofunktionerne har tillægsopsætninger. Som denne fremkommer de først, hvis denne autoudfør type er valgt.
Forskydning: Hele grundideen i milestones er at man skal igennem en række ens opgaver ifm. Projektafviklingen. Inden opstart, projektering, udførelsesfasen, afslutningsfasen. Disse opgaver placeres ift. den oplyste startdato eller slutdato på projektet. Hvad der betragtes som startdato og slutdato skal aftales i organisationen, men i grundideen er disse datoer tiltænkt opstart og afslutning af udførelsesfasen.
Forskydning fra: Som nævnt her over skal første milestone altid placeres som en funktion af projektets opstartdato. Men for at man ikke ifm. en evt. forsinkelse skal have en masse overskredne milestones, så anbefales det at efterfølgende milestones angives med en forskydning ift. foregående milestone. En milestone, der eksempelvis står til udførelse 10 dage efter en anden milestone, bliver IKKE aktiv før denne er kvitteret og fylder dermed ikke i de overskredne milestones.
En lille variant er ”Specifik milestone, men dato skal vurderes” Denne kan bruges, hvis eksempelvisønsker Licitationsdatoen angivet præcist. Så kan man på milestones ”Udbudsbreve udsendt” vælges at man skal præcisere licitationsdatoen inden man kan kvittere for denne.
Afhængig af: Hvis der er valgt ”Specifik milestone, skal man i denne indstilling vælge hvilken.
Skjule på projekt: Man kan i afviklingen af et projekt fjerne udvalgte milestones, hvis de ikke er relevante på det aktuelle projekt. Hvis en milestone kun sjældent bruges, kan man med fordel starte med at have den fravalgt.
Kan ændre dato: I udgangspunktet stemples tidspunktet for kvittering af en milestone. Det er ikke tanken, at man skal kunne ændre datoen på en udført milestone, men det kan dog tillades, hvis man ønsker det.
Lås projektdato: En milestone kan være at man skal vurdere/beslutte projektopstart. Hvis man i denne indstilling vælger startdato eller slutdato vil denne dato på projektet være låst efter kvitering af denne milestone.
Projektstatus: Hvis projektdato styres af milestones, så vil status altid være styret af den sidste af de milestones der påvirker status. Ikke den sidst kvitterede, men den sidste i rækkefølge.
Bem skal udfyldes: Hvis denne er afkrydset kan en milestone ikke kvitteres, før der står noget i bemærkningen til den enkelte milestone.
Tillad for entr. Hvis man bruger EnviProjekt (økonomi), kan det være relevant at vise nogle milestones til entreprenøren. Hvis denne er afkrydset er milestone synlige på en fane på entreprisen.
Er opgave: I den på projektet indbyggede gantt-visning, vil en opgave blive vist som en bjælke, hvor den vil blive vist som en prik, hvis det ikke er en opgave.
3.1.3 Projektspecifikke data
Der kan opstilles lige så mange projektdata som man ønsker. Projektdata- kan være af de viste typer.
Lås ved kvit: Det er muligt at låse et felt mod opdatering efter kvittering af en bestemt milestone.
3.2 Roller
Roller i projektstyring har ikke noget med rettigheder at gøre. Hvem der identificerer sig med en
rolle må kommunikeres udenfor portalen.
Alle brugere af Projektstyring vil kunne vælge at følge en rolle og via personligt overblik kunne udsøge de aktive og overskredne milestones, som er tildelt en rolle.
Rollen kan også bruges i en opstart til at udsøge milestones, som så tildeles bestemt bruger ifm.
projektopstarten.
3.3 Funktioner i Excel
Det er muligt via denne funktion at exportere projektspecifikke data til excel. Tilpasse dem og importere igen.
Side 5 af 9
3.4 Eksport-Skabeloner
Her kan opsættes forskellige rapporter i EnviProjekt.
Generelt om skabeloner kan siges, at det er forud defineret og hardkodet, hvilke datatyper der kan udtrækkes i hvilke skærmbilleder.
Rådata udtrækkes altid i ark 1 og den udskriftsvenlige rapport kan så opsættes på ark to til XX
Der er ikke nogen total oplistning af datatyper og kolonnesammensætninger.
Hvis du har et rapportønske, så send det til Support@envidan.dk så vil de hjælpe med at udvælge den datatype der passer til dit behov.
Hvis der ikke findes en anvendelig datatype, kan denne oprettes for en begrænset kundebetaling. Er data i portalen kan det komme ud i en rapport.
4. Overblik
4.1 Personligt
Der kan være 3 skemaer på siden
1. Mine faser
2. Mine milestones
3. Mine rollers milestones
Aktuelle står til udførelse indenfor en måned
Ad 1) Mine faser
Viser aktive milestones i de faser,som du er ansvarlig for.
Du kan i skemaet se, hvor mange af diss milestones, der ligger uden ansvarlig, så du kan klikke ind og får uddelegeret opgaven.
Ad 2) Mine milestones
Viser en liste med alle de aktive milestones du er ansvarlig for.
Ad 3) Mine rollers milestones
Her skal du klikke på dit brugernavn øverst til højre og på fanen EnviProjekt kan du vælge de roller
du gerne vil følge. Vælg roller i dropdownlisten og den vil opstå på listen.
Skemaet:
Klik på tallet for at springe til listen med disse milestones.
4.2 Ledelse
På ledelsesoverblik kan du se hvilke medarbejdere der er mest pressede og dermed agere på de flaskehalse der opstår.
Samme overblik kan ses på rolleniveau.
5. Projekter
Ud over de gennemgående projektfiltre, kan du udsøge på hvilke Projektstyringskabelon projektet afvikles under.
6. Milestones
Ofte vil indgangen til denne liste komme fra de to overbliksbilleder, så du kan forfiltrere på en specifik opgave eller medarbejder, men du kan også tilgå listen uden filter og starte opbygningen af filter fra bunden.
Dine opgaver med kvittering af milestones kan gøres fra denne liste eller fra den liste der er på projektet.