EnviProjekt - Tilsyn
NOTAT Dato: 01-03-2020
Projektnavn: EnviProjekt (Tilsyn)
Projekt nr.:
Udarbejdet af: Peder Langelund
Kvalitetssikring:
Modtager:
Vedr.: EnviProjekt (Tilsyn)
1. Indledning ....................................................................................................................................................................................... 3
2. Før du går i gang – Opsætning .............................................................................................................................................. 3
2.1 Eksterne mailadresser ............................................................................................................................................................ 3
2.2 Skabelon upload ...................................................................................................................................................................... 3
2.2.1 EnviTilsyn notat skabelon ............................................................................................................................................... 3
2.2.2 Projektskema skabelon ................................................................................................................................................... 4
2.3 Rapporttyper ............................................................................................................................................................................. 4
2.3.1 Ikon ......................................................................................................................................................................................... 5
2.3.2 Skabelon ............................................................................................................................................................................... 5
2.3.3 Notat skabelon ................................................................................................................................................................... 5
2.3.4 Anvendes på ........................................................................................................................................................................ 5
2.3.5 Distribution og rettigheder ........................................................................................................................................... 5
2.3.6 Kontrolspørgsmål .............................................................................................................................................................. 6
2.3.7 Kontrolspørgsmålet .......................................................................................................................................................... 7
2.3.8 Svaret ..................................................................................................................................................................................... 7
2.4 Skabeloner ................................................................................................................................................................................. 8
3. EnviTilsyn i portalen ..................................................................................................................................................................... 8
3.1 Projekter ...................................................................................................................................................................................... 8
3.1.1 Oprettelse af nyt projekt ................................................................................................................................................ 8
3.2 Rapporttyper ............................................................................................................................................................................. 9
3.3 Deltagere .................................................................................................................................................................................... 9
3.3.1 Tildeling af rettigheder .................................................................................................................................................... 9
3.3.2 Tildeling af projektroller til Brugeren med ”EnviTilsyn (Bruger)” ................................................................. 10
3.3.3 Rapporter ........................................................................................................................................................................... 10
3.3.4 Rapporten .......................................................................................................................................................................... 10
3.3.5 Skema .................................................................................................................................................................................. 11
3.3.6 Kontroleområder og risikovurderinger ................................................................................................................... 12
4. Rapporter ...................................................................................................................................................................................... 12
5. Kvittering ....................................................................................................................................................................................... 13
Side 2 af 13
1. Indledning
EnviTilsyn er udviklet som et portalprodukt, der tilgås via følgende link: portal.envidan.com
Til EnviTilsyn hører også app’en EnviMobile, der gør det muligt at udføre tilsyn i felten. App’en kan
hentes via App store. Der findes en selvstændig vejledning til brugen af EnviMobile.
2. Før du går i gang – Opsætning
2.1 Eksterne mailadresser
I EnviTilsyn kan du efter hvert tilsyn få systemet til at sende tilsynsnotatet til alle interessenter i et projekt. Hvis en person ikke har andre grunde til at være bruger i portalen, kan man med fordel oprette personen under eksterne mailadresser. Hvis han har andre roller i portalen, bør han oprettes som en almindelig bruger.
2.2 Skabelon upload
2.2.1 EnviTilsyn notat skabelon
Når der bliver skabt en ny tilsynsrapport, bliver det gjort ved at data flettes ind i en wordskabelon og omdannes til en PDF-fil. Denne metodik giver rigtig mange muligheder for brugerdefineret udseende af jeres tømningsrapporter. Der er en række flettefelter, som kan bruges i forbindelse med at man vil indsætte data fra tilsynet i rapporten, men hvad man ellers ønsker at indsætte af tekst og billeder (Logo) eller andet kan man frit gøre.
EnviPortalen har en default skabelon, som bruges, hvis der ikke er uploadet noget på kunden.
På Kunden kan skabelonen uploades på flere niveauer.
A) EnviPortalen
B) På Kunden
C) På Forsyning
D) På Rapporttypen
Systemet virker på den måde, at laveste niveau vinder. Rapporttypen vinder over forsyningen, som vinder over kunden, som vinder over portalen. I nedenstående skærmbillede uploades på kundeniveau.
Side 3 af 13
2.2.2 Projektskema skabelon
Det er muligt at følge udviklingen i dine tilsyn på et projekt.
På hver spørgsmål kan på ugebasis følges om der har været observeret fejl.
Igen her findes en skabelon på EnviPortalen, som bare bruges, hvis kunden ikke har specifikke ønsker til udformningen af denne skabelon.
Selve skemaet kan efterfølgende flettes med ind i Notatskabelonen ved hjælp af flettefeltet #Skema#
2.3 Rapporttyper
Rapporttypen har de primære formål at bær de spørgsmål du ønsker at stille dig selv ifm. Udførelsen af dit tilsyn.
Her under gennemgås de enkelte egenskaber på rapporttypen og efterfølgende på selve spørgsmålet.
Side 4 af 13
2.3.1 Ikon
På en rapport stemples koordinater efter hvor det er udført. At påsætte icon på rapporttypen gør at du på et kort kan se hvor rapportyper af en bestemt type er udført.
2.3.2 Skabelon
Ang. Skabelon, så skeldnes her mellem om du bruger rapporttypen på projekter eller du bruger en ifm. EnviDrift.
Hvis en rapporttype skal bruges i Envidrift, skal det være en skabelon.
I EnviProjekt (Tilsyn) er det en vigtig beslutning, hvordan man/Om man ønsker at bruge skabeloner.
At en rapportype er en skabelon gør, at den kan påsættes og bruges på flere projekter.
Dette betyder så også, at hvis du retter i den, så påvirker det alle de projekter der bruger skabelonen.Der kan være fordele og ulemper i begge metodikker, men vigtigst er det at man tager et bevidst valg og for dette kommunikeret godt ud i organisationen.
Brug skabelon: Hvis man gerne vil have en ens opbygning af sine tilsyn og ikke synes det er et problem, at der kan være spørgsmål, som ikke er relevante i nogle projekter.
Brug IKKE skabelon: Hvis du gerne pr. projekt kan lave mindre tilpasninger, så din skabelon passer
præcist til dit projekt.
2.3.3 Notat skabelon
Som tidligere beskrevet er det muligt at tilpasse rapporten helt ned på rapporttypeniveau.
2.3.4 Anvendes på
Du skal beslutte på hvilke objekter du ønsker at bruge rapporttypen
2.3.5 Distribution og rettigheder
Side 5 af 13
Distribution: Her kan man tilføje brugere, som altid skal have en mail når tilsyn på denne rapporttype er lavet. Dette bruges primært, når rapportypen bruges ifm. EnviDrift
Rettigheder: Hvis der påsættes brugere på denne liste, vil EnviTilsyn blokkere alle andre brugere fra
at bruge denne rapporttype.
2.3.6 Kontrolspørgsmål
Når du skal udarbejde en ny rapporttype, vil det ofte være nemmes at tage udgangspunkt i en tidligere rapporttype.
Hvis man ikke bruger skabeloner og dermed bruger de samme rapporttyper på flere projekter er det vores anbefaling at lave et fiktivt projekt, hvorpå man gemme de rapporttyper man ønsker at bruge som udgangspunkt. Hvis dette er kendt er det hurtigt at udsøge de ”skabeloner” man ønsker at tage udgangspunkt i.
- Tryk på knappen nederst: ”Hent kontrolspørgsmål”
- Filtrer den ønskede rapporttype: Rød pil
- Tryk på Vælg alle: Blå pil
- Fravælg evt. spørgsmål som ikke er relevante på dit projekt: Grøn pil
- Tryk på Tilføj de valgte spørgsmål: Sort pil
Side 6 af 13
Spørgsmål kan også tilføjes enkeltvis ved klik på ”Nyt kontrolspørgsmål”
2.3.7 Kontrolspørgsmålet
Her lige en forklaring af nogle af egenskaberne på selve kontrolspørgsmålet.
Gruppenavn: Hvis en eller flere kontrolspørgsmål har det samme skrevet i feltet gruppenavn vil der i rapporten blive indsat en overskrift over disse kontrolspørgsmål. Det er bare et tekstfelt, så det er brugerens ansvar at disse gruppenavne er stavet 100% ens.
Svar fra listevalg: Default er denne true, men dette kan fravælges, hvis du eksempelvis vil tvinge brugeren til at skrive en tekst.
Standard svar navn: Helt oprindeligt var der kun et sæt svar i EnviTilsyn OK, med anmærkning eller Ikke ok.
Men hvis du har opbygget et svarsæt, du gerne vil kunne genbruge i andre spørgsmål kan du navngive dette her. Hvis du skriver noget i dette felt, vil det efter gem fremkomme i dropdownlisten ”Kopier svar fra”
2.3.8 Svaret
Default har et spørgsmål disse 5 svar.
Hvis du tilføjer bare et ekstra svar, vil Ok, med anmærkning og Ikke ok forsvinde.
Side 7 af 13
Ud over selve svaret skal du vælge hvilket icon spørgsmålet skal vises med i EnviMobile og på rapporten, samt angive om det skal vises på kvitteringslisten.
Kvitteringslisten bør vise alle negativt ladede svar. Eller sagt på en anden måde, de svar der kræver en eller anden form for opfølgning og som kan kvitteres ok, når opfølgningen er sket.
2.4 Skabeloner
Dette ikke at forveksle med rapportskabeloner.
Dette er skabeloner til vores generelle exporter i portalen.
3. EnviTilsyn i portalen
Selv tilsynet udføres optimalt gennem EnviTilsyn, hvor du nemt ledes igennem de valgte kontrolspørgsmål og hvor du nemt kan dokumentere evt. anmærkninger med billeder eller video.
I dette afsnit vil vi kort præsentere de 3 lister i EnviTilsyn: Projekter, rapporter og kvittering
3.1 Projekter
EnviTilsyn gør det muligt at håndtere tilsyn på projekter i EnviProjekt.
3.1.1 Oprettelse af nyt projekt
Under listen af ”projekter” er det muligt at oprette et nyt projekt. Klik på knappen ”Nyt projekt”
Her sendes man til listen af masterprojekter, filtreret på de projekter, som endnu ikke har EnviTilsyn.
Dette gøres for, at svinge brugeren lige til at tænke over om projektet evt. kan være oprettet.
Hvis projektet er på listen, klikker man på det røde kryds i kolonnen med T som overskrift.
Hvis ikke klikker man på ”Nyt Masterprojekt”, hvor efter basisinformationer indtastes.
Du kan med fordel placere projektet geografisk, da du så nemmere kan finde projektet i EnviMobilen, da de finder projekterne tættest på din egen lokation.
Klik på globus og placer projektet.
Send kvittering til distributionslisten, ved alt kontrolleret ok: Dette er en indstilling på projektet,
som gør at deltagerne på projektet, får en kvittering, når alle anmærkninger på et tilsyn er kvitteret udbedret.
Side 8 af 13
3.2 Rapporttyper
Som beskrevet under opsætning – Rapporttyper, er det meget vigtigt, at man som procedure beslutter om man vil arbejde med skabeloner, eller alle rapporttyper oprettes og bruges alene på det pågældende projekt.
Hvis I bruger skabeloner, vælges den ønskede rapporttype bare i dropdownlisten øverst på fanen.
Hvis ikke trykker på ”Opret ny rapporttype”. Her efter følg vejledningen under Opsætning – Rapporttyper
3.3 Deltagere
Deltagerlisten kan bruges til forskellige formål.
A) Distribution af tilsynsrapporter.
B) Tildeling af rettigheder i projektet.
Tilmeld Eksterne tilføjer en af de før oprettede Eksterne mailadresser til projektet.
Tilmeld brugere giver mulighed for at tilmelde de brugere og gæstebrugere, som har rettigheden
EnviTilsyn (Bruger). Disse deltagere kan få løftet deres rettighed på projektet, så de også kan føre
tilsyn og administrere projektet.
3.3.1 Tildeling af rettigheder
Når en bruger oprettes på portalen, kan han/hun tilgives forskellige rettigheder til brug af EnviTilsyn. De tre muligheder er ”EnviTilsyn (App)”, ”EnviTilsyn (Bruger)” og ”EnviTilsyn (Administrator)”.
De forskellige rettigheder dækker over følgende
EnviTilsyn (App): Giver mulighed for at udføre tilsyn via vores App.
EnviTilsyn (Bruger): For at få EnviTilsyn menupunktet på portalen, skal du have denne rettighed. Med denne rettighed, kan du ikke rette den generelle opsætning eller oprette projekter, men kun tilgå de projekter, som du er deltager på. Der kan differentieres i de rettigheder personer med denne rettighed har på de enkelte projekter. Dette beskrives i følgende afsnit.
EnviTilsyn (Administrator): Med denne rettighed, kan du rette de generelle opsætninger og oprette projekter. Du har med denne rettighed ret til at tilgå og rette alle projekter.
For at bruge EnviTilsyn i EnviDrift, kræves at brugeren har ret til EnviDrift (Anlægsregister )
Side 9 af 13
3.3.2 Tildeling af projektroller til Brugeren med ”EnviTilsyn (Bruger)”
I EnviTilsyn er det muligt at give interne brugere med ”EnviTilsyn (Bruger)” rettigheden, forskellige
projektroller. Projektrollerne har betydning for hvilken rettigheder brugere har på det enkelte projekt og dermed, hvor meget den enkelte bruger kan se og redigere i, under det enkelte projekt.
Eksterne brugere har ingen rettigheder til systemet udover, at de er på distributionslisten og får tilsynsnotatet tilsendt på mail, når dette er frigivet. Brugere med ”administrator-tilgang” behøver
ikke at få tildelt rolle, idet de har fuld rettighed til alle funktioner på alle projekter.
Tildelingen af roller til interne brugere gøres i dropdown menuen, se nedenfor
De forskellige roller er som følgende:
- Projektansvarlig:
Giver en bruger opsætningsrettighed på det aktuelle projekt
- Tilsynsførende:
Giver en bruger ret til at føre tilsyn på et projekt og redigere i egne tilsynsrapporter. En tilsynsførende kan ikke tilføje brugere til projekt og kan ikke tilføje rapporttyper til projekt
- Kiggerolle:
Kan se alle frigivne tilsynsnotater på et projekt og kan kvittere for noter, når tilsynet er udført. En bruger med kiggerolle kan ikke oprette tilsynsnotater.
3.3.3 Rapporter
På fanen rapporter kan du se en liste af alle tilsyn oprettet på projektet.
Det er muligt, at oprette et tilsyn direkte på portalen, men det anbefales af gøre det via EniMobile.
3.3.4 Rapporten
På rapporten kan du se de besvarede spørgsmål med deres tilhørende billeder.
Anbefalet procedure er at man laver sit tilsyn med EnviMobile og afslutter det på pladsen.
Når du kommer tilbage til kontoret, vil alle spørgsmål og billeder normalt være uploadet til portalen og klar til endelige færdiggørelse og frigivelse.
- Skift status til afsluttet på pladsen
- Gennemse og evt. tilpas notatet på kontoret
- Skift status til frigivet. Først her sendes notatet til deltagerne.
En anden arbejdsopgave ifm. Gennemsyn af tilsynesnotatet inden frigivelse, vil være at kontrollere tidligere besvarelser med anmærkning og kontrollere om disse forhold var forbedret på pladsen.
Side 10 af 13
Klik på det røde X for at kvittere anmærkningen for udbedret.
Du vælger om du vil se alle tidligere anmærkninger eller kun dem der endnu ikke er kviteret.
3.3.5 Skema
Skemaet er et visuelt overblik over udviklingen i dine tilsyn.
Side 11 af 13
3.3.6 Kontroleområder og risikovurderinger
Disse faner behandles ikke i denne manual.
4. Rapporter
Denne liste indeholder alle rapporter oprettet på tværs af projekter, funktionsgrupper, mv..
Side 12 af 13
5. Kvittering
Kvitteringslisten indeholde alle spørgsmål hvor det tilhørende svar har flueben i Kvittering.
I startfilter viser den kun ikke kvitterede besvarelser, men du kan ved de indbyggede filtre søge ud
fra de kriterier du ønsker.
Du kan i kolonnen Rapport klikke ind på rapporten, hvor du i kolonnen Hvor kan klikke direkte ind på
projektet eller den tilhørende funktionsgruppe, funktionen eller job.
Efter du har lavet et filter, kan du via det røde icon øverst i kolonne Ansvarlig kvittere for alle udvalgte spørgsmål.
Side 13 af 13