EnviProjekt - Økonomi

NOTAT Dato: 01-03-2020

Vedr.: EnviProjekt (Økonomi)

1. Indledning ....................................................................................................................................................................................... 3
2. Moduler og Rettigheder ............................................................................................................................................................ 3
2.1 Hvad styres af rettighederne .............................................................................................................................................. 3
3. Kundeindstilliner ........................................................................................................................................................................... 4
4. Forsyningsindstillinger ............................................................................................................................................................... 4
5. Brugerindstillinger ....................................................................................................................................................................... 5
5.1 Standardfiltre ............................................................................................................................................................................ 5
5.2 Autogem ..................................................................................................................................................................................... 5
5.3 Advisering .................................................................................................................................................................................. 5
5.4 Egen entreprenørliste ............................................................................................................................................................ 5
6. Opsætning ...................................................................................................................................................................................... 6
6.1 Enheder ....................................................................................................................................................................................... 6
6.2 Ydelsesgrupper ......................................................................................................................................................................... 6
6.3 Ydelsesgruppestatistik ........................................................................................................................................................... 6
6.4 Projektkategorier ..................................................................................................................................................................... 6
6.5 Projekttyper ............................................................................................................................................................................... 6
6.6 Status ............................................................................................................................................................................................ 6
6.7 KS-typer ...................................................................................................................................................................................... 6
6.8 Zoner ............................................................................................................................................................................................ 6
6.9 Rammeaftalekombinationer ................................................................................................................................................ 7
6.10 Skabeloner ............................................................................................................................................................................... 7
6.11 Funktioner i Excel .................................................................................................................................................................. 7
7. Rammeaftaler ................................................................................................................................................................................. 8
7.1 Rammeaftalen ........................................................................................................................................................................... 8

Side 1 af 25

7.1.1 Godkendelsen .................................................................................................................................................................. 10
7.1.2 Rammeaftalens ydelser ................................................................................................................................................ 10
8. Startside ......................................................................................................................................................................................... 13
8.1 Vis økonomisk overblik. ...................................................................................................................................................... 13
8.1.1 Økonomi ............................................................................................................................................................................. 13
8.1.2 Mængder ........................................................................................................................................................................... 14
8.1.3 Forholdstal: ........................................................................................................................................................................ 14
8.2 Grafer ......................................................................................................................................................................................... 14
9. Projektet ........................................................................................................................................................................................ 14
9.1 Entrepriser ................................................................................................................................................................................ 15
9.1.1 Andre udgifter .................................................................................................................................................................. 15
9.2 Dokumenter ............................................................................................................................................................................ 15
9.2.1 Dokumentfortegnelse ................................................................................................................................................... 15
9.2.2 Udbudsdokumenter ....................................................................................................................................................... 16
9.2.3 Fælles dokumenter ......................................................................................................................................................... 16
9.2.4 Forsyningsdokumenter (Skjult for entreprenør) ................................................................................................. 16
9.2.5 Entreprenørdokumenter .............................................................................................................................................. 16
9.3 Deltagere .................................................................................................................................................................................... 16
9.4 Beskeder ...................................................................................................................................................................................... 17
10. Entreprisen ................................................................................................................................................................................. 18
10.1 Tilretning af ydelser ........................................................................................................................................................... 18
10.2 Godkendelsen ...................................................................................................................................................................... 19
10.2.1 Dokumenter .................................................................................................................................................................... 19
10.3 Deltagere ............................................................................................................................................................................... 19
11. Aftalesedler ................................................................................................................................................................................ 20
12. Aconto ......................................................................................................................................................................................... 21
13. Beskeder ..................................................................................................................................................................................... 22
14. Opmåling .................................................................................................................................................................................... 23
14.1 KS .............................................................................................................................................................................................. 24
14.2 Henvendelser ...................................................................................................................................................................... 25

Side 2 af 25

1. Indledning
Dette er brugermanual/dokumentation for EnviProjekt (Økonomi).

EnviProjekt (Økonomi) er et modul til entrepriseafvikling. Modulet understøtter processen med
acontoopgørelser og aftalesedler fra kontrakten er indgået til den den sidste slutopgørelse er godkendt og betalt.

Der kan være områder i denne manual, som du ikke har i dit skærmbillede, kontakt support@envidan.dk, hvis du vil høre om muligheden for at få det åbnet op ved dig.

2. Moduler og Rettigheder

EnviProjekt (Økonomi) er bygget op af 2 moduler.

A) EnviProjekt Forsyning

B) EnviProjekt Entreprenør

I EnviProjekt Forsyning er der 3 rettigheder:

1. EnviProjekt Forsyning (Bruger)

2. EnviProjekt Forsyning (Godkender)

3. EnviProjekt Forsyning (Bogholder)

I EnviProjekt Entreprenør er der 2 rettigheder:

1. EnviProjekt Entreprenør (Bruger)

2. EnviProjekt Entreprenør (Godkender)

2.1 Hvad styres af rettighederne
Som bruger kan du tilgå og editere alle objekter
Som bruger kan du på entrepriseniveau tildeles rettighed til at godkende økonomi
Som godkender kan du godkende økonomi på alle entrepriser
Som bogholder kan du bogholdergodkende alle entrepriser

Sidstnævnte rolle kan fravælges, hvis man ikke bruger denne funktion.

Side 3 af 25

3. Kundeindstillinger
Under Administration – Portalindstillinger er der følgende opsætninger

Det kan derfor besluttes hvilke godkendelser man ønsker på Rammeaftaler, Entrepriser, Aftaler og
Acontoopgørelser.
Rådgivergodkendelse: Kun hvis denne er sat, kan der påsættes rådgiver på entrepriser.

4. Forsyningsindstillinger
De fleste EnviProjekt-moduler købes pr. forsyning, så først skal det opsættes om dette modul er tilgængelig for den pågældende forsyning.
Modulet påsættes på kundeniveau, men tildeles efterfølgende på forsyningen.
Det vil ikke være alle kunder der ser alle nedenstående indstillinger. Hvis I ikke ser indstillingerne
er modulerne ikke tildelt kunden.

Der ud over er der en række indstillinger, som kunden selv kan vælge om de vil bruge på forsyningen. Dokumenttyper til brug i EnviProjekt skal tilrettes gennem forsyningen ved klik på knappen dokumenttyper

Side 4 af 25

5. Brugerindstillinger
Klik på dit brugernavn øverst til højre

5.1 Standardfiltre

5.2 Autogem

Denne indstilling gør at siden automatisk gemme en gang i minuttet, når du editerer poster direkte i

grid.

Fordel: Du kan max miste indtastninger for det sidste minut

Ulempe: Du skal vente 5 sek. En gang pr. minut.

5.3 Advisering
Du bør vælge dine adviseringsindstillinger lidt ift. hvor ofte du er i systemet.
Du kan ved opsætning af personlige filtre hurtigt trække informationer om de opgaver der ligger ved
dig. Men hvis du ikke er i systemet dagligt, kan det være en fordel at opsætte adviseringer, så der
ikke er noget der falder mellem stolene.

5.4 Egen entreprenørliste
Der er efterhånden en del entreprenører i EnviProjekt og det kan derfor være en fordel at begrænse
listen til dem du arbejder med. Dette gøres ved at indsætte entreprnørerne her.

Side 5 af 25

6. Opsætning

6.1 Enheder
De ønskede enheder skal være oprettet her, for at de kan bruges i rammeaftaler og entrepriser.

6.2 Ydelsesgrupper
Ydelsesgrupper, kan bruges til at lave optællinger på tværs af ydelser. Hvis du f.eks. ønsker at optælle hvor mange meter ledning du har lagt, kan du påsætte ydelsesgruppen ”Ledninger” på alle de
ydelser, der omhandler ledninger, på tværs af materiale og dimension.

6.3 Ydelsesgruppestatistik
Dette er en side, hvor man kan filtrere projekter og få vist optælling af mængde på en enkelt specifik ydelsesgruppe

6.4 Projektkategorier
Overliste til projekttyper. Bruges på tværs af EnviProjekt-modulerne

6.5 Projekttyper
Fælles egenskab på projekt. Bruges på tværs af EnviProjekt-modulerne

6.6 Status
Fælles egenskab på projekt. Bruges på tværs af EnviProjekt-modulerne

6.7 KS-typer
KS-typer med underliggende delaktiviteter skal oprettes under dette menupunkt.
KS-typerne skal her efter påsættes rammeaftalen eller direkte på ydelserne på rammeaftalen.
Der blev med udviklingen af KS-modulet forsøgt implementeret en metodik, hvor mængden af en
enkelte ydelse eller en gruppe af ydelser på en entreprise skal aktivere de forskellige KS-typer.
Dette er en meget teoretisk tilgang til mængden af KS og bliver ikke brugt, så dette beskrives ikke
yderligere her.

Den normale tilgang er, at alle mulige KS-typer påsættes rammeaftalen direkte og tildeles dermed
entreprisen ved oprettelsen.
I godkendelsesfasen kan så fravælges ikke relevante KS-aktiviteter på den aktueller entreprise.
Læs mere under Rammeaftalekombinationer

6.8 Zoner
Man beslutter på Forsyning om man ønsker at bruge Zoner.
Hvis man bruger Zoner, kan man på rammeaftalen indtaste et tillæg/fradrag afhængig af Zone.
Tillæg/Fradrag påvirker kun faste ydelser. EnviProjekt Økonomi.docx

Side 6 af 25

6.9 Rammeaftalekombinationer
Rammeaftalekombinationer har til formål at spare klik i forbindelse med oprettelse af projekter.
Hvis man har en lang række projekter der skal have de samme 2 eller flere entrepriser kan der med
fordel oprettes en rammeaftalekombination.
Med en rammeaftalekombination kan entrepriserne oprettes i en arbejdsgang.
Rammeaftalekombinationen kan også bruges til at forud definere et KS-behov. Hvis man eksempelvis
på samme rammeaftale har en forskellig KS sammensætning afhængig af om der er tale om et lille
eller et stort projekt, så kan man også lave denne opsætning gennem rammeaftalekombinationen.

6.10 Skabeloner
Her kan opsættes forskellige rapporter i EnviProjekt.
Generelt om skabeloner kan siges, at det er forud defineret og hardkodet, hvilke datatyper der kan
udtrækkes i hvilke skærmbilleder.

Rådata udtrækkes altid i ark 1 og den udskriftsvenlige rapport kan så opsættes på ark to til XX
Der er ikke nogen total oplistning af datatyper og kolonnesammensætninger.
Hvis du har et rapportønske, så send det til Support@envidan.dk så vil de hjælpe med at udvælge
den datatype der passer til dit behov.
Hvis der ikke findes en anvendelig datatype, kan denne oprettes for en begrænset kundebetaling. Er
data i portalen kan det komme ud i en rapport.

6.11 Funktioner i Excel
Det er muligt at oprette og editere projekter i en masseeditering gennem excel export/import.
Det er vores anbefaling at der ikke tages for mange projekter i en arbejdsgang, da der kan være et
timeout problem, hvis der vælges alt for mange

Side 7 af 25

7. Rammeaftaler

Under EnviProjekt – Økonomi – Rammeaftaler, kan du se en liste med rammeaftaler og oprette nye

rammeaftaler.

Ud over Navn, Entreprenør og periode, kan du i listen hurtigt skabe dig overblik over, hvilken godkendelses status, som rammeaftalen har.

Gul betyder Ikke godkendt
Grøn betyder Godkendt
Rød betyder Afvist.
F = Forsyning, E = Entreprenør, B = Bogholder.

Tryk på vis ud for den ønskede rammeaftale eller tryk på Ny Rammeaftale, hvis du ønsker at oprette
en sådan.

7.1 Rammeaftalen

Side 8 af 25

Ansvarlig: Som ansvarlig for en rammeaftale kan du bestille en advisering et antal dage før dato for
genforhandling.

Fravælg Milestones: Hvis forsyningen bruger Projektstyring og der i den forbindelse er nogle milestones der påvirkes automatisk ud fra EnviProjekt Økonomi, kan du gennem denne egenskab beslutte
om denne type entrepriser skal påvirke milestones.

Opmåling: Hvis forsyningen bruger opmåling, kan du her på rammeaftaleniveau vælge/fravælge opmåling.

Slutopgørelse på hovedaftale: Hvis rammeaftalen bruges ifm. EnviDrift og at der derfor laves en
lang række mindre entrepriser ifm. Jobhåndtering, så kan du med denne egenskab gøre det muligt
at der automatisk oprettes en slutopgørelse, når entreprisen er fuldt godkendt.

KS: Hvis forsyningen bruger KS, kan du på rammeaftalen vælge/fravælge KS

Aftalesedler kræver beskrivelse: Hvis man vil tvinge entreprenøren til at lave en overordnet beskrivelse inden en aftaleseddel sendes til godkendelse ved forsyningen, skal denne afkrydses

Brug bogholder: Den generelle indstilling på Kunden kan ændres på den aktuelle rammeaftale.

Std. Kunderettighed: Omhandler indkøb beskrives i egen brugermanual

Indkøbsnr. på: Omhandler indkøb beskrives i egen brugermanual

Incl. Slutopgørelse på aftalesedler: I nogen situationer ønsker du ikke fuld godkendelsesflow på
acontoopgørelser, da den endelige godkendelse af aftalesedlen og skal gælde som godkendelse af
den tilhørende aconto. Skal den default være valgt og må man rette den valgte værdi.

Genforhandles: Dato for opstart på evt. genforhandling. Huske at entrepriser IKKe kan ændre rammeaftale efter de er oprettet, så hvis en rammeaftale eksempelvis er gældende for en periode, bør
projekter der skal afvikles efter en anden og ny rammeaftale først oprettes, når den nye kunde er
oprettet.

Skjul i filter: Når en rammeaftale og tilhørende entrepriser er helt afsluttet, kan man vælge at
skjule rammeaftalen i diverse filterbokse.

Godkendelser med i beskedmodul: Hvis man ønsker alle beskeder samlet i beskedmoduler kan man
få godkendelsen/afvisningen til at oprette en besked, hvis/når man skriver en tekst i godkendelsen. Det er alene for at få alle beskeder samlet et sted.

Opret entrepriser på job: Hvis man ønsker at anvende EnviProjekt økonomi sammen med EnviDrift,
så entreprenørens afregning for et job kører gennem EnviProjekt, så kan man gennem denne knap
masseoprette entrepriser på Job. Dette blev forsøgt implementeret i TREFOR Vand, men senere fravalgt igen. Kontakt EnviDan, inden denne funktion tages i brug.

Godkendelses info: Som ved de fleste økonomisk bindende aftaler på internettet, kan du også i EnviProjekt, tvinge Entreprenøren til at sætte et flueben, som accept for nogle betingelser, inden han
kan godkende et entreprise estimat. Hvis der indskrives en tekst i dette felt, skal entreprenøren acceptere denne ordlyd, hver gang han godkender en entreprise.

Side 9 af 25

7.1.1 Godkendelsen

Ikonerne viser hvilke operationer du har rettighed til at lave. Den bruger, som jeg er logget ind med
her, er både bogholder og forsyningsgodkender.

Det er godkendt på forsyningsniveau, så her kan du nulstille/tilbagekalde din godkendelse eller afvise De er grå, da godkendelsen er udført.

Som bogholder, kan du godkende (Grøn) og afvise (Rød).
Dette gøres ved at klikke på ikonerne.

Ved nulstilling og afvisning, kræver det at du har skrevet noget i kommentar-feltet. Dette er ikke et
krav ved godkendelsen.

Hvis der afvises på et niveau, så nulstilles alle andre godkendelser.

Hvis der ændres i rammeaftalens ydelser, så nulstilles alle godkendelser, men der er ikke låst mod
ændringer.

Alle godkendelser logges og kan ses under fanen Godkendelse

7.1.2 Rammens ydelser
Det vil ofte være det nemmeste at oprette rammeaftale områder og ydelser ved upload fra Excel.

Opret første post manuelt og lave en export til Excel. Herved har du den korrekte kolonneopsætning.
Ydelser oprettes ved import med fordel via en Excelimport.

Følgende kolonner skal være i regnearket.

YdelseID: Hvis tom, oprettes posten. Hvis der står et ID opdateres posten, hvis den findes i rammeaftalen.

OmrådeNr: Områder oprettes, hvis de ikke findes.

Side 10 af 25

OmrådeNavn: Områdenavn hører til OmrådeNr. Hvis du efter første import ønsker at ændre områdenavn, kan dette gøres, men det er vigtigt at du gør det på alle poster med det aktuelle områdeNr
eller på den nederste post i importarket.

YdelseGruppe: YdelseGruppe er en gruppering af ydelser på tværs af rammeaftaler og entrepriser,
som vi senere kan bruge til at lave noget tværgående statistik op mod.

YdelseNr: Ydelsen nummer. Dette er et tekstfelt, så der kan både skrives tal og bogstaver, men det
er indarbejdet i løsningen, at de efterfølgende sorteres som tal, hvis de er tal.

YdelsesNavn: Navn på ydelsen

YdelseBeskrivelse: Mulighed for at lave en uddybende beskrivelse af ydelsen

Enhed: Ydelsens Enhed. I modsætning til alle andre poster kræver det, at enheden er oprettet på
forhånd. Dette gøres under EnviProjekt – Økonomi – Opsætning – Enheder

Antal: Mængde på ydelsen

Enhedspris: Ydelsens enhedspris

Slettet: 0 = vises, 1 = Slettet

YdelseOpmåling: ”Ikke opmåling – Der kan ikke laves opmåling på ydelsen”, ”OgsåOpmåling – Ydelsen kan både bruges til opmåling og estimering”, ”KunOpmåling – Ydelsen kan IKKE bruges til estimering”

OmrådeKunOpmåling: Ja – Alle ydelser får automatisk ”KunOpmåling”, Nej – Ydelserne skal enten
angives med IkkeOpmåling eller OgsåOpmåling

KSType: KSType skal være oprettet for at den kan indskrives her. Dette er lavet for at bestemte
ydelser kan sikre at bestemte KStyper kommer på entreprisen.

Ydelsesgruppefaktor: Default 1, men det er med angivelse af et andet tal end en muligt at påvirke
optællingen under ydelsesgruppestatistik. Denne blev implementeret, da man ønskede at omregne
en dybde på ledningsgrav til nogle m² asfalt.

Fast: Man kan arbejde med faste og variable ydelser. Kun faste ydelser bliver påvirket af Zonekorrektion.

Hvis en entreprise ikke bruger rammeaftale, kan man også bruge denne funktione til automatisk at kopiere variable ydelser til en aftaleseddel.

Selve importen
Nederst på fanen Rammeaftale, kan du importere regnearket.

Du vælger filen fra dit netværk. Det er som du kan se, muligt først at få verificeret, at filen overholder kravene. Denne kontrol undersøger både om alle kolonner er tilstede og fortæller dig hvilke
som mangles. Den fortæller dig også, hvis du har brugt en enhed, som ikke findes. Når filen melder
”ingen fejl”, fjernes flueben og filen importeres.

Side 11 af 25

Export til redigering
Nederst kan du eksportere posterne til efterfølgende redigering. Det er også muligt her at indarbejde egne skabeloner, så du kan få en pæn udskrift af din rammeaftale.

Editering uden Excel
Du kan også oprette og rette rammeaftalen post for post.

Pilene til venstre giver dig mulighed for at rette de enkelte poster.

Rediger direkte i listen giver dig mulighed for, på alle poster at rette pris og mængde

Opret nyt område og Opret ny ydelse giver mulighed for at tilføje områder eller ydelser.

Egenskaben ”Inaktiv” kan kun rettes via pilen til venstre. Dette bruges, hvis en ydelse på en rammeaftalen ikke må bruges mere i nye entrepriser.

Filter

Du kan filtrere på Gruppe ved at vælge område i den viste dropdownliste.

Tekstboksen efterfølgende filtrerer på ydelse navn og nu, som en ”Tekst skal indeholde”-filtrering.

Side 12 af 25

8. Startside
Her skabes det hurtige overblik over, hvor de enkelte elementer ligger i godkendelsesflowet.

De er først klar til forsyningsgodkendelse, hvis der er entreprenørgodkendt.

De er først klar til bogholdergodkendelse, hvis både entreprenøren og forsyningen har godkendt.

Fakturering er de acontoopgørelser, som er godkendt på alle niveauer, men hvor der endnu ikke er
indtastet fakturanummer.

Betaling er acontoopgørelser, som har fakturanummer, men ikke er kvitteret betalt.

Når du har oprettet et filter, kan du klikke på gem filter, du kan have flere gemte filtre og et kan
være default.

8.1 Vis økonomisk overblik.

8.1.1 Økonomi

Estimeret: Total disponeret på entrepriser og aftalesedler i perioden på ovenstående filter
Faktureret: Samlet optælling på acontoopgørelser på ovenstående filter

Side 13 af 25

Forcast – SlutTotal: Giver kun mening hvis der er lavet filter på regnskabsår. Den tager alene totalen
delt med nr. dag i året gange 365.

8.1.2 Mængder
Viser en mængdesummering summeret på ydelsesgruppe.

8.1.3 Forholdstal:
Er bare forholdet mellem den samlede økonomi og optællingen på den viste ydelsesgruppe.

8.2 Grafer
Der er en graf på økonomi og en på ydelsesgruppe.

Optælling på månedsbasis

Grafen kan vises på den enkelte måned og optalt til dato.

9. Projektet

Ved oprettelse af et nyt projekt, ledes du først forbi Masterprojektlisten med de projekter, der
endnu ikke har Økonomi.

Du kan klikke på det røde kryds ud fra projektet du ønsker at køre økonomi på eller nederst trykke
på opret nyt masterprojekt.

Indskriv grundinformationer og tryk på gem. EnviProjekt Økonomi.docx

Side 14 af 25

9.1 Entrepriser

Et projekt kan have en til mange entrepriser.

Hvis Entreprisen har en tilhørende rammeaftale, kan du med fordel vælge denne, i dropdownlisten
og tryk på opret. Det er i samme dropdownliste, du kan finde rammeaftalekombinationer, hvor du
kan oprette flere entreprise i en arbejdsgang og forvælge hvilke KS-aktiviteter det skal være med i
denne kombination.

Følgende sættes automatisk i denne proces.

- Entreprenør fra rammeaftalen sættes på entreprisen
- Rammeaftalen sættes på entreprisen
- Ydelser hentes fra rammeaftalen
- Navn på entreprisen hentes fra rammeaftalen
- Start- og slutdato hentes fra projekt til entreprisen.
- Entreprisen er som default skjult for entreprenøren, da der fortsat mangler deltagere og dokumenter på entreprisen.

Når alt er på plads, skal entrepriserne frigives til entreprenørerne, så de kan forestå estimering og
godkendelse. Det kan enten gøres under de enkelte entrepriser eller for alle ved klik på ”Frigiv alle
til Entreprenør”

9.1.1 Andre udgifter
Hvis du på projektet har nogle andre regninger, som du gerne vil have med i dine økonomital, kan
disse oprettes som andre udgifter. Entrepriser kræver at Entreprenøren også bruger EnviProjekt og
det skal være en aftale af en vis størrelse, for at det giver mening.

9.2 Dokumenter

9.2.1 Dokumentfortegnelse

Side 15 af 25

Dokumentfortegnelsen skal ses i sammenhæng med udbudsdokumenterne.

Først når dokumentfortegnelsen er aktiveret, kan entreprenøren se udbudsdokumenterne. Og forsyningen kan ikke længere ændre udbudsdokumenter.

Det er muligt at oprette en ny dokumentfortegnelse efter en entreprise er fuldt godkendt, men her
vil entreprenøren automatisk modtage en mail her om, så han kan tage sine forholdsregler. Igen låses for upload, så snart dokumentfortegnelsen aktiveres.

9.2.2 Udbudsdokumenter
Udbudsdokumenter kan uploades på både projekt og på entreprise. Dette kan bruges frit efter om
dokumenterne kun er relevante for den enkelte entreprenør eller for alle entreprenører.

9.2.3 Fælles dokumenter

I modsætning med udbudsdokumenterne, kan fælles dokumenter frit bruges til andre dokumenttyper, som eksempelvis en adresseliste på berørte adresser i området eller andet. Disse dokumenter
er IKKE låst af en aktiv dokumentfortegnelse

9.2.4 Forsyningsdokumenter (Skjult for entreprenør)
Kan betragtes som en dokumentfolder, hvor forsyningen kan lægge dokumenter, som kun har relevans for forsyningen og Entreprenøren ikke må se.

9.2.5 Entreprenørdokumenter
Dokumenter uploadet af entreprenøren på entreprisen. Kan ses af forsyningen men kun uploades og
editeres af entreprenøren.

9.3 Deltagere

Side 16 af 25

Du kan oprette deltagerne enkeltvis eller du kan oprette et helt hold af deltagere ved at kopiere listen fra et tidligere projekt, som blev kørt af den samme gruppe af deltagere

9.4 Beskeder

Side 17 af 25

10. Entreprisen
En ny entreprise oprettes fra Projektet under Entreprise fanen.

Enten via dropdownlisten ”Opret entrepriser fra rammeaftale” eller via knappen ”Ny Entreprise”

Når et entreprise oprettes, skal man starte med at vælge Entreprenør

Hvis entreprisen skal køres fra en rammeaftale, vælges denne inden der trykkes på gem.

10.1 Tilretning af ydelser
Hvis det er fra en rammeaftale, tryk på ”Hent poster” og marker ”Vis poster uden mængde”

Områder og ydelser kan oprettes enkeltvis via knapperne til det.

Altetrnativt kan poster oprettes ved Excel import. Lav første område og Første ydelse manuelt, så
du ved export kan se strukturen. Så kan du frit tilføje poster til listen.

Når posterne er oprettet kan mængderne tilrettes via formularen ved ”Rediger direkte i listen”

Posterne kan også rettes enkeltvis ved at klikke på pilene yderst til venstre.

Den samme post fra rammeaftalen kan godt indsættes to gange på samme entreprise. Dette gøres
nemt ved at klikke på iconet i Kopi-kolonnen. Her bør posten følges op af en beskrivelse, da det ellers ikke giver mening at have to poster med samme Nr.

Side 18 af 25

10.2 Godkendelsen

Metodikken er 100 % som ved rammeaftalen, så denne beskrives ikke yderligere her.

10.2.1 Dokumenter

Dokumentfortegnelse: Denne håndteres af forsyningen på projektet. Hvis den seneste dokumentfortegnelse er aktiv, kan der ikke uploades udbudsdokumenter

Udbudsdokumenter: Aftalegrundlaget – Låses, når dokumentfortegnelsen er aktiv

Email dokumenter sender dig til et skærmbillede, hvor du kan vælge/fravælge dokumenter der skal
sendes til en deltager i projektet

Tidsplan: Bruges, hvis projektet ønsker en opdateret Microsoft projekt tidsplan på projektet.

Øvrige områder læs under projektet.

10.3 Deltagere
Deltagere hører til projektet, men kan påsættes her.

Man kan via liste løfte en bruger som via den gennerelle rettighed ikke har ret til at godkende økonomi til at kunne det på det aktuelle projekt.

Side 19 af 25

11. Aftalesedler

På fanen aftalesedler, kan oprettes en til mange aftalesedler.

Aftalesedlerne nummereres automatisk.

Når først aftalesedlen er oprettet er metodikken fuldstændig identisk med selve entreprisetilretningen, så dette beskrives ikke yderligere her.

En lille funktion bør dog nævnes:

Hvis du på aftalesedlen sætter flueben i ”Incl. Slutopgørelse”, vil der når aftalesedlen er godkendt
på alle tre niveauer automatisk blive oprettet en slutopgørelse på aftalesedlen og den vil være godkendt på alle 3 niveauer.

Side 20 af 25

12. Aconto
På både Entreprise og de tilhørende aftalesedler kan oprettes en til mange acontoopgørelser.

Gå under fanen Aconto´s og opret ny Aconto.

Lav slutopgørelse, virker på den måde, at mængden automatisk sætte til det, som mangler på entreprisen, men kan efterfølgende rettes.

Når acontoopgørelsen tilrettes, redigeres listen direkte og du kan vælge om du vil tilpasse mængden
”I perioden” eller ”Til dato”, når der gemmes beregnes modparten.

Hvis det er en slutopgørelse, afkrydses i feltet Slutopgørelse.

Det er her efter ikke muligt at oprette nye aconto opgørelser på den aktuelle aftale.

Det er muligt, at fakturere andre ydelser fra rammeaftalen, som ikke har været en del af grundestimatet. Her skal du som ved estimatet vise poster uden mængde.

Som ved andre poster, hvor mængden overskrider grundestimatet, vil de fremstå med fed rød skrift,
så du i godkendelseproceduren ikke overser dem.

Mængden er låst mod editering, når der er indskrevet fakturanummer på acontoopgørelsen.

Side 21 af 25

13. Beskeder
I Enviprojekt økonomi er et udbygget beskedsystem, hvor alle aftaler kan laves, så dokumentationen
ligger registreret i systemet.

Du kan se beskederne til den aktuelle entreprise under beskedfanen på entreprisen eller projektet,
men du kan også tilgå en samlet liste via menuen beskeder.

Du kan vælge at se alle beskeder eller kun den sidste besked i hver besked-tråd.

Det anbefales, at hvis en beskedtråd ender med en aftaleseddel, at denne så kædes til aftalesedlen.
Man kan uploade dokumenter til beskeder.

Side 22 af 25

14. Opmåling
Der kan i systemet opsættes en opmåler funktion, hvor man på ydelsesniveau beslutter om en
ydelse skal bruges ifm. Opmåling.

Hvis den person der forestår opmålingen, ikke har almindelig enviprojektrettighed, kan han slet ikke
se den estimerede mængde.

I systemet kan der skrives en besked til opmåleren og han kan skrive en besked retur.

Op angive, når opgaven er modtaget og når opmålingen er foretaget.

Funktionen kan både bruges til at angive positive mængder og hvis noget er sløjfet.

På fanen på entreprisen kan man aflæse om der er opmåling på entreprisen og som her at
opmålingen er udført.

Side 23 af 25

14.1 KS

Hvis Forsyningen bruger KS og hvis rammeaftalen bruger KS, så vil tilhørende entrepriser pr. default
også have KS.

Dette kan fravælges ved at fjerne flueben i Entreprisen har kvalitetssikring

Opdater KS data: KS-posterne bør være opdateret ved opstart af entreprisen, men hvis mængder er
bundet op til ydelser bør man trykke på knappen inden endelig godkendelse af entreprisen og endelig inden endelig godkendelse af KS.

Grunden til den sidste runde, skyldes at der kan være brugt ydelser på entreprisen, som ikke var i
det oprindelige estimat.

Rediger direkte i listen: Inden entreprisen er endelig godkendt kan begge parter frit rette i omfanget. Hvis der er rettet i omfanget, så vil det tydeligt fremgå hvor entreprisen godkendes.

Ud over antallet, kan KS-poster også helt fjernes ved at klikke på det røde kryds. Dette gørs hvis de
fravælges på entreprisen.

I forbindelse med dokumentationen for den udførte kvalitetssikring, klikkes ind under de enkelte KStyper og der kan her uploades dokumentation.

Når Entreprenøren har uploadet alt dokumentation godkender han for KS. Her efter kan forsyningen
kontrollere og godkende entreprisens KS.

Der findes en APP, der gør det lettere for entreprenøren at uploade billeder direkte på pladsen, hvis
dokumentationen er billeder.

På vej: Der er en funktion til håndtering af 1 års og 5 års afleveringsforretningen på vej.

Side 24 af 25

14.2 Henvendelser
Det er muligt at tilføje projektnummer på henvendelser og disse kan præsenteres i fanen henvendelser.

Side 25 af 25